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Wegweiser Beirat

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Wegweiser Beirat

Wegweiser Beirat

Internationalisierung, Fachkräftemangel, Nachfolgeregelungen, digitaler Wandel - die Herausforderungen für die mittelständische Wirtschaft sind vielfältig. Um diese Hürden langfristig zu meistern, setzen zunehmend mehr Betriebe auf einen Beirat. Wie Unternehmen von einem freiwilligen Beirat profitieren können, erklärt Diplom-Betriebswirt Heiner Röttger, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner der Kanzlei HLB Dr. Schumacher & Partner in Münster, in Wirtschaft aktuell.

Ein guter Beirat kann wegweisende Impulse setzen, Strategieentscheidungen mittragen und nachhaltig den Unternehmenserfolg steigern. Er wirkt als Motor und Ratgeber und kann – wenn gewünscht – auch Kontrollfunktionen übernehmen, indem er Entscheidungen der Geschäftsführung kritisch hinterfragt.

Ein Plus für jedes Unternehmen

Inzwischen haben auch viele Familienunternehmen dies erkannt und setzen auf die Beratung von außen. Denn gute Beiräte bringen ihre vielfältigen Erfahrungen und auch ihr Netzwerk mit ein und das ist ein Plus für jedes Unternehmen! Doch Achtung, nicht jeder Beirat führt das mittelständische Familienunternehmen zu nachweislich mehr Erfolg. Auf die richtige Gestaltung und Ausstattung kommt es an: Beiräte können einen enorm positiven Einfluss auf das Unternehmen nehmen, wenn sie von Anfang an mit den richtigen Personen und Befugnissen ausgestattet sind. Die Weitsicht und Unabhängigkeit, die mit der Einrichtung eines Beirats einhergehen, zahlen sich aus.

 

Aufsichtsrat ist nicht gleich Beirat

In der Praxis werden die Begriffe „Aufsichtsrat“ und „Beirat“ oft synonym verwendet, doch das ist von der grundsätzlichen Einordnung her falsch. Der Aufsichtsrat in einer Kapitalgesellschaft überwacht den Vorstand, ernennt oder beruft diesen ab und übt Einfluss bei den zustimmungsbedürftigen Geschäftsmaßnahmen. Für alle Aktiengesellschaften sowie große GmbHs ab 500 Mitarbeiter ist die Einrichtung eines verpflichtenden Aufsichtsrats vorgesehen. Ein Beirat hingegen ist in keinem Gesetz explizit definiert. Das ist eine große Chance und lässt sehr viel Spielraum bei der Ausgestaltung. Unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens kann ein Beirat freiwillig als zusätzliches Gremium gebildet werden.

Dabei existieren grundsätzlich zwei Möglichkeiten der rechtlichen Gestaltung: ohne jegliche gesellschaftsrechtliche Verankerung, so dass nur individuelle Geschäftsbesorgungsverträge zwischen Gesellschaft und Beiratsmitglied existieren, oder als gesellschaftsrechtlicher Beirat. Dann wird er in der Satzung verankert und ist der Gesellschaft direkt angegliedert.

Laut einer aktuellen Studie übernimmt ein Beirat in den Unternehmen vor allem drei Rollen: Überwacher, Berater und Mittler. Dabei ist der gute Mix aus allen drei Rollenfunktionen wichtig, damit der Beirat ausgewogen agieren kann. Befragte Unternehmensvertreter messen einem Beirat gerade für die Unternehmensführung eine hohe oder sogar sehr hohe Bedeutung bei.

Funktionen und Möglichkeiten

Besonderheiten ergeben sich gerade für Familienunternehmen, wenn sie durch einen Beirat die Zukunftsfähigkeit der Firma absichern wollen. So unterschiedlich die Motive sind, so vielfältig ist nachher die Beiratstätigkeit. Die einen berufen einen Beirat ein, um mit Persönlichkeiten aus der Wirtschaft auf Augenhöhe über Unternehmensstrategien zu beraten. Die anderen nutzen den Beirat als Regulativ im Zuge der Nachfolgeregelungen, so dass die Interessen der Familie ausreichend gewahrt bleiben. Wieder andere sehen die Selbstkontrolle der Ziele und die Absicherung wichtiger Entscheidungen im Vordergrund. In nicht familiengeführten Unternehmen hat der Beirat oft auch kontrollierende Aufgaben, um zum Beispiel Einfluss auf die Unternehmensentwicklungen zu nehmen. Bei inhabergeführten Firmen hat der Beirat eher unterstützende Funktionen und steht der Geschäftsleitung mit seiner Expertise zur Seite. In zwei von drei Familienunternehmen sind die Beiratsposten mit Familienmitgliedern besetzt, aber fast 70 Prozent der Familienbetriebe haben familienfremde Mitglieder als Beiratsvorsitz, so zeigen es aktuelle Studien.

Gerade bei der Besetzung der Beiratsposten ist Aufmerksamkeit geboten, denn hier lauert die Gefahr von Interessenkonflikten und fehlender Neutralität. Ein Beirat, der überwiegend aus Persönlichkeiten mit gleicher Erfahrung und gleichen Alters wie der Unternehmer selbst besteht, entwickelt oft einen Tunnelblick. Dem gilt es durch eine gute Auswahl von Beiräten vorzubeugen, beispielsweise indem man betriebsfremde Unternehmer oder Manager aus anderen Unternehmen fragt. Diversität im Beirat hilft dabei, den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts erfolgreich zu begegnen. Die fachliche Kompetenz sollte im Mittelpunkt stehen, damit der Beirat später auch professionell arbeiten kann.

„Das Beiratsgremium braucht eine gute rechtliche Grundlage und klare Rahmenbedingungen“, erklärt Röttger. Ein Beiratsstatut, das die Rechte und Pflichten enthält, die Einbindung in den Gesellschaftsvertrag und auch eine Beiratsgeschäftsordnung, die die inneren Abläufe organisiert, seien als Regularien empfehlenswert. „Außerdem sollte auch eine Beiratsvergütung mitbedacht werden, auch um die Professionalität des neu geschaffenen Gremiums zu sichern“, rät Röttger. Dabei könne als Maß etwa das Tageshonorar eines Unternehmensberaters angesetzt werden.

Fazit:

Guter Rat muss nicht teuer sein. Und Impulse und Rat von außen befördern die Unternehmenskultur enorm. Richtig etabliert und besetzt, kann ein Beirat nicht nur eine große Bereicherung sein, sondern messbare Unternehmenserfolge bringen. Allerdings liegt auch genau darin die Herausforderung. 

 

In 7 Schritten zum erfolgreichen Beirat:

Ziele und Erwartungen klären: Nur wenn ein Beirat konkrete Ziele der Gesellschafter kennt, kann er seine Funktion zielgerichtet ausführen.

Klare Gremienstruktur erschaffen: Funktionen, Aufgaben und Schnittstellen müssen transparent, die Grenzen klar definiert sein.

Anforderungsprofil erarbeiten: Wer passt in diese Position? Welche Kenntnisse sollten die Bewerber mitbringen? Beiräte sollten keinem der Beteiligten besonders nahe stehen.

Die Bewerber kennenlernen: Persönliche Gespräche geben die beste Auskunft, ob sich ein Bewerber für die Position eignet. In Frage kommende Kandidaten sollten allen Gesellschaftern vorgestellt werden.

Rechtsgrundlagen schaffen: Beiräte sind – anders als Aufsichtsräte bei Aktiengesellschaften und großen GmbHs – generell freiwillig. Ein Beirat, der nur beratend tätig werden soll, wird durch einen Vertrag zwischen der Gesellschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern errichtet. Ein kontrollierender Beirat hingegen muss im Gesellschaftsvertrag verankert sein.

Die neuen Beiräte einführen: Aktuelle Unternehmenskennzahlen und die strategische Planung für die nächsten Jahre stellen dem neuen Beirat notwendiges Basiswissen zur Verfügung.

Pilotjahr einplanen: Nicht nur der Beirat muss sich in seine neuen Aufgaben einarbeiten, auch das Unternehmen muss sich auf einen aktiven Beirat einstellen. Daher sollte das erste Jahr ein Pilotjahr sein, in dem Unternehmen und Beirat zusammenfinden, bevor im zweiten Jahr alles in professionellen Bahnen laufen kann.

Dipl.-Betriebswirt Heiner Röttger, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner bei HLB Dr. Schumacher & Partner

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