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Damit ein Irrtum nicht zur Hinterziehung wird

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Damit ein Irrtum nicht zur Hinterziehung wird

Bei Verstößen von Unternehmen gegen steuerliche Regeln ist es häufig nicht erkennbar, ob es sich um einen unabsichtlichen Fehler oder um Absicht handelt. Daher kann es vorkommen, dass ein argloses Versehen den Vorwurf der Steuerhinterziehung nach sich zieht. Schlimmstenfalls drohen dem Unternehmen strafrechtliche Konsequenzen.

Durch einen neuen Erlass des Bundesfinanzministeriums kann dieses Risiko deutlich verringert werden. Darauf weist Diplom-Kaufmann Dr. Tobias Tebben, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft HLB Dr. Schumacher & Partner aus Münster, in Wirtschaft aktuell hin. 

Der Erlass des Bundesfinanzministeriums besagt, dass im Zweifel von einem unabsichtlichen Fehler – also nicht von vorsätzlicher Hinterziehung – auszugehen ist, sofern das Unternehmen ein sogenanntes Tax Compliance Management System (Tax CMS) eingerichtet hat. Dabei handelt es sich um ein internes Kontrollsystem, das die Einhaltung aller steuerlichen Pflichten sicherstellen soll. Es kann Unternehmer und Fremdgeschäftsführer im Ernstfall also vor dem Vorwurf der Steuerhinterziehung und damit vor Auseinandersetzungen mit der Finanzbehörde und einer möglichen Rufschädigung bewahren. Eine rechtliche Verpflichtung zur Einführung eines solchen Kontrollsystems gibt es nicht. Zu bedenken ist aber der Umkehrschluss, den die Finanzämter ziehen könnten: Denn in den Behörden herrscht zunehmend die Einstellung vor, bei Unternehmen, die kein Kontrollsystem haben, im Zweifel hart aufzutreten. Mit zunehmender Verbreitung von Tax-CMS wird dieser missliche Umkehrschluss für Unternehmen ohne Kontrollsystem immer wahrscheinlicher. Relevant wird die Frage nach einem solchen System zum Beispiel, wenn ein Unternehmen eine korrigierte Steuererklärung oder Steuervoranmeldung abgibt. Das ist zwar grundsätzlich erlaubt, dennoch lässt es die Finanzverwaltung immer häufiger aufhorchen und annehmen, es könnte sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung handeln.

Daher wird zunächst geprüft, ob ein innerbetriebliches Kontrollsystem vorhanden ist. Im Grunde kann sich also niemand einem solchen System entziehen, auch wenn es laut Gesetz keine Pflicht ist. Die gute Nachricht: Form und Umfang dieses Kontrollsystems sind vom Gesetzgeber nicht definiert. Das variiert unter anderem je nach Unternehmensgröße, Komplexität und Art des Kerngeschäfts.

Was also für das eine Unternehmen ausreichend und sinnvoll ist, kann für ein anderes völlig unzureichend sein: Die Bandbreite möglicher interner Kontrollsysteme reicht von einem einfachen Dokument zum Ablauf der Buchführung in kleinen mittelständischen Unternehmen bis zu schriftlichen Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterschulungen und einem umfangreichen Konzept in großen Betrieben. Ein passendes Kontrollsystem behält auch bei komplizierten Betriebskonstruktionen und ausländischen Niederlassungen den Überblick. Denn die Systeme fixieren schriftlich Zuständigkeiten, Abläufe und Prozesse, um im Zweifelsfall schnell eine Antwort zu liefern, an welcher Stelle und aus welchem Grund ein Fehler passiert ist und wie in diesem Falle reagiert wird. Außerdem sollen Kontrollsysteme der Finanzbehörde vermitteln, dass das Unternehmen redlich bemüht ist, seine Pflichten zu erfüllen und Fehler nicht billigend in Kauf nimmt. Denn, je mehr Personen und Prozesse in die steuerlichen Belange eines Unternehmens eingebunden und je automatisierter die Abläufe sind, desto größer ist das Risiko ungewollter Fehler. So kann beispielsweise eine automatisierte, fehlerhaft ausgeführte Buchung zu hunderten weiterer fehlerhafter Buchungen führen, bevor es jemand bemerkt. Die Zahl möglicher Fehlerquellen ist endlos. Unternehmer sind daher bestens beraten, wenn sie den gestiegenen Anforderungen der Finanzverwaltung nachkommen und ein für ihr Unternehmen angemessenes Kontrollsystem implementieren. Der damit verbundene Aufwand steht in keinem Verhältnis zu dem Imageschaden, den ein eingeleitetes Ermittlungsverfahren wegen Steuerhinterziehung bei Kunden, Zulieferern und im eigenen Hause hervorrufen würde.

INFO

Hintergrund des Tax CMS sind die neuen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Alle Buchführungspflichtigen und alle freiwillig buchführenden Unternehmen müssen diese Grundsätze bei der Organisation aller betrieblichen Prozesse berücksichtigen. Sie müssen erstens, alle Geschäftsvorgänge zeitgerecht, vollständig und unveränderbar aufzeichnen. Zweitens, auch alle Vor- und Nebenvorgänge wie Materialwirtschaft, Fakturierung und Zeiterfassung sowie Programme zum Scannen und Archivieren von Rechnungen mit erfassen. Drittens, Belege unmittelbar nach Eingang oder Entstehen gegen Verlust sichern. Viertens, alle Vorgänge in einer schriftlichen Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit fixieren. Fünftens, den organisatorischen Prozess sowie die eingesetzte Soft- und Hardware genau beschreiben. Aus der in Punkt vier genannten Verfahrensdokumentation muss sich auch ergeben, wie die Vorschriften GoBD-konform umgesetzt werden. Ein internes Kontrollsystem oder Tax Compliance Management System ist ein Teil dieser vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation.

Dipl.-Kaufmann Dr. Tobias Tebben, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner bei HLB Dr. Schumacher & Partner

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